Bukan Sekadar Absensi, Ini yang Bisa Dilakukan Odoo HRIS

Absensi merupakan salah satu aktivitas penting dalam pengelolaan karyawan. Data kehadiran tidak hanya digunakan untuk mengetahui siapa yang masuk dan tidak masuk kerja, tetapi juga dapat menjadi bagian dari proses administrasi dan evaluasi kedisiplinan karyawan.

Namun, jika pencatatan absensi masih dilakukan secara manual atau menggunakan sistem yang terbatas, HR dapat mengalami berbagai kendala, seperti data yang sulit direkap, keterlambatan laporan, hingga kesulitan memantau kehadiran karyawan secara real-time.

Odoo HRIS melalui fitur Attendances membantu perusahaan mengelola data kehadiran secara lebih terstruktur. Dengan sistem digital, proses check-in, check-out, pemantauan jam kerja, hingga pengelolaan data kehadiran dapat dilakukan dalam satu sistem.

Apa Itu Fitur Attendances?

Fitur Attendances merupakan fitur dalam ekosistem Odoo yang dirancang untuk membantu perusahaan mencatat dan memantau kehadiran karyawan. Karyawan dapat melakukan check-in dan check-out melalui sistem, sementara HR atau administrator dapat melihat data kehadiran yang tercatat. Dengan demikian, perusahaan tidak hanya memiliki data mengenai apakah seorang karyawan hadir atau tidak, tetapi juga memiliki informasi mengenai waktu kedatangan, waktu pulang, serta durasi kehadiran.

1. Memantau Kehadiran Karyawan

Odoo Attendances memungkinkan HR untuk memantau status kehadiran karyawan melalui sistem. HR dapat melihat informasi seperti:

• Siapa yang sudah check-in

• Siapa yang belum check-in

• Waktu check-in

• Waktu check-out

• Durasi kehadiran

• Riwayat kehadiran karyawan

Informasi tersebut membantu HR mendapatkan gambaran mengenai kondisi kehadiran karyawan tanpa harus menunggu rekap manual di akhir hari.

2. Mengetahui Jam Kerja Karyawan

Data absensi juga dapat digunakan untuk melihat durasi kerja karyawan. Ketika karyawan melakukan check-in dan check-out, sistem dapat mencatat waktu tersebut sehingga perusahaan memiliki data mengenai berapa lama karyawan berada dalam status kerja.

Data ini dapat membantu HR melakukan pemantauan terhadap jam kerja dan menjadi bagian dari evaluasi administrasi kehadiran.

3. Riwayat Absensi Tersimpan Secara Digital

Dengan pencatatan berbasis sistem, data absensi karyawan tersimpan secara digital. HR tidak perlu mencari dokumen absensi dari berbagai file untuk mengetahui riwayat kehadiran seseorang.

Riwayat tersebut dapat membantu ketika perusahaan membutuhkan data untuk:

• Rekap kehadiran

• Pemeriksaan absensi

• Evaluasi kedisiplinan

• Administrasi HR

• Pelaporan internal

4. Mengurangi Kesalahan Rekap Absensi

Salah satu masalah dalam sistem absensi manual adalah proses rekap. Misalnya, HR harus menggabungkan data dari beberapa file sebelum membuat laporan bulanan. Semakin banyak karyawan, semakin besar pula kemungkinan terjadi kesalahan input atau perhitungan.

Dengan Odoo Attendances, data check-in dan check-out dicatat langsung ke dalam sistem sehingga proses rekap dapat menjadi lebih efisien. HR tidak perlu terus-menerus melakukan double input dari catatan absensi ke spreadsheet.

5. Tidak Hanya Melihat "Hadir atau Tidak"

Dalam sistem absensi sederhana, HR mungkin hanya mendapatkan informasi Hadir / Tidak Hadir. Padahal, kebutuhan perusahaan bisa lebih kompleks.

HR juga membutuhkan informasi:

• Kapan karyawan datang?

• Kapan karyawan pulang?

• Berapa lama bekerja?

• Apakah ada keterlambatan?

• Bagaimana riwayat kehadirannya?

• Bagaimana data kehadiran tersebut digunakan untuk proses HR lainnya?

Odoo Attendances membantu menyediakan data kehadiran yang lebih terstruktur sehingga informasi absensi dapat dimanfaatkan lebih jauh.

6. Membantu HR Menghemat Waktu

Bayangkan HR harus mengelola absensi puluhan atau ratusan karyawan secara manual. Setiap hari harus melakukan rekap. Kemudian pada akhir bulan harus menghitung kembali data kehadiran dan memastikan tidak ada data yang terlewat.

Dengan sistem digital, proses tersebut dapat dibuat lebih sederhana. HR dapat lebih fokus pada monitoring dan pengelolaan data, bukan menghabiskan banyak waktu untuk memasukkan dan menghitung data secara manual.

7. Absensi Menjadi Bagian dari Digitalisasi HR

Digitalisasi HR seharusnya tidak berhenti pada penggunaan aplikasi absensi. Absensi merupakan salah satu bagian dari employee lifecycle yang lebih besar. Dengan Odoo, perusahaan dapat mengembangkan pengelolaan HR mulai dari:

Rekrutmen → Data Karyawan → Absensi → Cuti → Evaluasi → Expense → Payroll

Artinya, perusahaan tidak perlu memiliki terlalu banyak sistem yang berdiri sendiri untuk mengelola proses HR.

Ingin Mengoptimalkan Odoo HRIS untuk Perusahaan?

Jova Software membantu perusahaan dalam implementasi, konsultasi, customization, integrasi, dan support Odoo, termasuk kebutuhan pengelolaan HR dan absensi.

Konsultasikan kebutuhan Odoo HRIS perusahaan Anda bersama Jova Software dan temukan solusi yang sesuai dengan proses bisnis Anda.